Quando uma empresa responde à sua prospecção, responda no mesmo dia — de preferência na mesma hora —, responda exatamente o que ela perguntou e termine propondo um próximo passo concreto, com dia e hora. A primeira resposta é o momento em que a empresa está pensando no assunto; um dia depois, ela já está em outra coisa. Este guia mostra o que fazer em cada tipo de resposta.
Responda rápido
Velocidade é a coisa mais simples e mais esquecida da venda. A empresa que respondeu provavelmente também está conversando com outros fornecedores. Quem responde primeiro, com clareza, sai na frente.
Uma rotina simples: olhar as respostas três vezes por dia (manhã, depois do almoço, fim da tarde) e responder na hora.
Os tipos de resposta, e o que fazer
"Pode mandar a tabela / os valores"
Mande — e não só a tabela. Junte uma linha que ajude a decidir e uma pergunta:
Claro! Segue a tabela. Para clínicas do tamanho de vocês, o mais pedido costuma ser [item]. Quer que eu monte um orçamento com as quantidades que vocês usam por mês?
A pergunta no fim transforma uma tabela "para guardar" numa conversa.
"Tenho interesse, como funciona?"
Explique em poucas linhas e proponha uma conversa curta:
Funciona assim: [explicação em 3 linhas]. Fica mais fácil mostrar numa ligação de 15 minutos — amanhã às 10h ou às 15h fica bom para você?
Dar duas opções de horário facilita muito a resposta.
"Agora não, me procure em [mês]"
Agradeça, confirme a data e anote:
Combinado! Volto a falar em março. Obrigado pelo retorno.
E volte mesmo, na data. Veja follow-up de vendas.
"Já temos fornecedor"
Não é um "não". É um "não preciso agora":
Imaginei! A ideia não é trocar — é vocês terem uma segunda opção para quando precisarem com pressa. Posso deixar a tabela com você?
"Quanto custa?" (antes de qualquer coisa)
Se o preço é simples, responda. Se depende, explique do que depende e dê uma faixa:
Depende do tamanho da área e da frequência — para um escritório do tamanho do de vocês, costuma ficar entre X e Y por mês. Quer que eu calcule certinho?
Fugir da pergunta de preço irrita. Uma faixa honesta mantém a conversa.
"Não tenho interesse"
Agradeça e encerre com elegância. Nada de insistir.
Sem problema, obrigado por responder! Se um dia mudar, estou por aqui.
E tire a empresa das próximas mensagens.
"Como você conseguiu meu contato?"
Responda com a verdade, simples:
Encontramos o contato da sua empresa nos dados públicos de CNPJ da Receita e no perfil do Google. Se preferir não receber mais nada, tiro agora mesmo.
Veja LGPD na prospecção B2B.
O que perguntar na primeira conversa
Antes de oferecer qualquer coisa, entenda a situação. Quatro perguntas resolvem quase tudo:
- Como vocês fazem isso hoje?
- O que funciona e o que incomoda?
- Quem mais participa da decisão?
- Para quando vocês precisariam?
As respostas dizem se vale seguir, o que oferecer e quanto tempo a venda vai levar.
Proponha sempre o próximo passo
Toda conversa deveria terminar com algo marcado:
- uma ligação ("quinta às 10h?");
- uma visita;
- um orçamento ("mando até amanhã às 12h");
- uma amostra.
Conversa que termina em "qualquer coisa me chama" quase nunca volta.
O que evitar
- Mandar apresentação de 30 slides para quem só perguntou o preço.
- Pedir uma reunião de uma hora logo de cara.
- Responder dias depois.
- Falar mal do fornecedor atual.
- Prometer o que não pode cumprir para fechar rápido.
Anote em que pé está
Para não perder ninguém, marque cada empresa numa etapa simples: conversando, proposta enviada, fechado, perdido. Em uma semana você sabe quantas conversas viram proposta e quantas propostas viram venda — e onde está travando. Veja funil de vendas simples.
Perguntas frequentes
Em quanto tempo responder um lead?
O mais rápido possível, de preferência no mesmo dia. Quanto mais demora, mais a empresa esfria ou fecha com outro.
O que perguntar na primeira conversa com a empresa?
Como ela resolve isso hoje, o que incomoda, quem decide e qual é o prazo. Ouça mais do que fala.
Como terminar a primeira conversa?
Sempre com um próximo passo combinado: uma visita, uma proposta, uma amostra ou uma data para falar de novo.
Onde o Captaqui entra
No Captaqui, quando uma empresa responde, a inteligência artificial lê a resposta, separa quem tem interesse, quem pediu para falar depois e quem pediu para sair — e te avisa por e-mail na hora quando alguém se interessa. A conversa inteira aparece no painel, você responde de lá e marca em que etapa está cada empresa.