Um bom e-mail de prospecção B2B tem menos de 100 palavras, fala da empresa que recebe, e termina com uma pergunta fácil de responder. Abaixo estão oito modelos prontos — primeiro contato, lembretes e situações específicas — com o que adaptar em cada um. Copie, troque os trechos entre colchetes e mande.
Antes de copiar: as quatro regras
- Assunto curto e sem cara de propaganda. Nada de "OFERTA IMPERDÍVEL". Algo como "Fornecedor de [produto] em [cidade]".
- A primeira frase é sobre eles. O ramo, a cidade, algo que você viu no site.
- Uma prova só. Há quanto tempo atende, para quem, ou um resultado.
- Termine com pergunta de sim ou não. "Faz sentido eu mandar a tabela?" é mais fácil de responder que "Quando podemos conversar?".
E sempre uma linha no fim para quem não quiser receber mais. Além de ser obrigação pela LGPD, isso evita que marquem o seu e-mail como spam.
Modelo 1: o primeiro contato simples
Serve para quase todo ramo.
Assunto: [Produto/serviço] para [ramo] em [cidade]
Olá, [nome da empresa],
Vi que vocês atendem [o que eles fazem] aqui em [cidade]. Nós [o que você faz] para [ramo] da região, com [diferencial concreto: prazo, preço, garantia].
Faz sentido eu mandar [a tabela / um exemplo / uma proposta] para vocês compararem com o que usam hoje?
[Seu nome] — [Sua empresa]
Modelo 2: quando você viu algo no site deles
Personalização de verdade aumenta a chance de resposta. Uma frase basta.
Assunto: Sobre [algo do site deles]
Olá, [nome],
Vi no site da [empresa] que vocês [abriram uma filial / atendem condomínios / trabalham com X]. Quem cresce assim costuma esbarrar em [problema que você resolve].
Nós resolvemos isso para [tipo de cliente] com [solução em uma frase]. Quer que eu explique em 5 minutos como funcionaria aí?
Modelo 3: troca de fornecedor
Para quem vende algo que a empresa já compra de alguém (material, manutenção, limpeza).
Assunto: Segunda opção de fornecedor de [produto]
Olá, [nome],
Imagino que vocês já tenham fornecedor de [produto]. A ideia não é trocar — é ter uma segunda opção para quando o atual atrasar ou subir o preço.
Atendemos [ramo] em [região] com [diferencial]. Posso mandar a tabela para deixar guardada?
Esse modelo funciona porque não pede nada difícil: guardar uma tabela custa zero.
Modelo 4: serviço recorrente
Para contabilidade, TI, limpeza, dedetização — serviços de todo mês.
Assunto: [Serviço] para [ramo] — sem trocar tudo de uma vez
Olá, [nome],
Trabalhamos com [serviço] para [número] [ramo] aqui em [cidade]. O que mais ouvimos de quem chega é [reclamação comum: demora, falta de contato, surpresa na conta].
Se isso acontece aí também, posso mostrar como funciona com a gente numa ligação de 10 minutos. Pode ser essa semana?
Modelo 5: o primeiro lembrete (dia 3)
Curto, respondendo ao primeiro e trazendo algo novo.
Assunto: Re: [assunto do primeiro]
Olá, [nome], só voltando aqui caso o e-mail anterior tenha se perdido.
Um detalhe que não falei: [informação nova — prazo, garantia, cliente parecido que atendemos].
Faz sentido para vocês?
Modelo 6: o último lembrete (dia 7)
Educado, deixando a porta aberta. É o que mais recebe resposta do tipo "agora não, me procure em março" — o que também é ótimo.
Assunto: Re: [assunto do primeiro]
Olá, [nome], esta é minha última mensagem sobre isso — não quero encher a sua caixa.
Se [o problema] não for prioridade agora, sem problema. Se mudar, é só responder este e-mail.
Um abraço, [seu nome]
Depois deste, pare. Insistir mais vira incômodo e queima a reputação do seu domínio. Explicamos o porquê em cadência de prospecção.
Modelo 7: indicação de dentro da empresa
Quando o e-mail que você tem é genérico (contato@, financeiro@) e não é a pessoa que decide.
Assunto: Quem cuida de [assunto] aí?
Olá, tudo bem? Sei que este é o e-mail geral da [empresa]. Vocês poderiam me dizer quem cuida de [compras / manutenção / TI]?
Quero apresentar [o que você faz em uma frase] e não queria incomodar a pessoa errada.
Modelo 8: reativar quem disse "depois"
Para quem respondeu "agora não" meses atrás.
Assunto: Como combinamos em [mês]
Olá, [nome], em [mês] você me pediu para falar de novo agora. Ainda faz sentido conversar sobre [assunto]?
O que muda de um ramo para outro
| Quem você aborda | O que costuma funcionar |
|---|---|
| Escritórios (contabilidade, advocacia) | Tom formal, prova de seriedade, nada de exagero |
| Comércio e restaurantes | Direto ao ponto, preço e prazo logo no começo |
| Condomínios | Falar com a administradora ou o síndico; citar segurança e economia |
| Indústria | Especificação técnica, prazo de entrega, capacidade |
| Clínicas | Cuidado com o horário; falar de rotina e conformidade |
Erros que matam o e-mail
- Anexo no primeiro e-mail (cai no spam e ninguém abre).
- Link encurtado (bit.ly e afins) — filtros de spam desconfiam.
- Imagem pesada ou e-mail todo em HTML bonito — parece propaganda.
- "Prezado(a) senhor(a)" — mostra que é para todo mundo.
- Mandar 500 de uma vez do e-mail principal — veja domínio separado para prospectar.
Perguntas frequentes
Qual é o tamanho ideal de um e-mail de prospecção?
Curto: poucas linhas, que dê para ler no celular em meio minuto, com um único pedido no final, como uma conversa rápida ou uma pergunta simples.
Quantos lembretes mandar depois do primeiro e-mail?
Dois costumam bastar: um alguns dias depois e outro, o último, perto de uma semana depois. Mais do que isso tende a irritar e a cair no spam.
Posso copiar o modelo igual para todas as empresas?
Use o modelo como base e troque o que importa para cada empresa: o nome, o ramo e um detalhe que mostre que você olhou para ela. E-mail igual para todos parece disparo em massa.
Onde o Captaqui entra
No Captaqui você conta o que vende e o tom que prefere; a inteligência artificial escreve um e-mail diferente para cada empresa, usando o ramo, a cidade e o que ela diz no próprio site — como no modelo 2, mas para centenas de empresas. Os dois lembretes saem nos dias 3 e 7, o "não quero mais receber" vai em todos, e os envios saem de caixas preparadas para isso, nunca do seu e-mail principal.