E-mail de prospecção cai no spam por três grupos de motivos: o domínio não prova que o e-mail é seu (falta SPF, DKIM ou DMARC), a caixa manda demais para quem não conhece, ou o texto tem cara de propaganda. A solução é arrumar nessa ordem: primeiro a autenticação, depois o volume e o aquecimento, por último o texto. Abaixo, como descobrir qual é o seu caso e o que fazer.
Como saber se está caindo no spam
Antes de mudar tudo, confirme:
- Mande para você mesmo em contas de Gmail e Outlook pessoais, do mesmo jeito que manda aos clientes. Veja se chega na caixa de entrada, em "Promoções" ou no spam.
- Peça para um conhecido de outra empresa conferir onde chegou.
- Repare nas respostas. Se você mandou para 200 empresas bem escolhidas e não veio nenhuma resposta — nem um "não tenho interesse" —, desconfie da entrega antes da mensagem.
Motivo 1: o domínio não está autenticado
Os provedores de e-mail querem saber se o e-mail que diz vir de "@suaempresa.com.br" veio mesmo de você. Isso se prova com três registros no DNS do seu domínio:
- SPF: diz quais servidores podem mandar e-mail em seu nome.
- DKIM: uma assinatura digital em cada e-mail.
- DMARC: diz o que fazer com e-mail que falha nos dois anteriores.
Desde 2024, Gmail e Yahoo exigem isso de quem manda volume. Sem eles, o e-mail vai para o spam ou nem chega. Explicamos sem jargão em SPF, DKIM e DMARC.
Como conferir: no Gmail, abra um e-mail que você mandou para si mesmo, clique nos três pontinhos e em "Mostrar original". Devem aparecer SPF, DKIM e DMARC como "PASS".
Motivo 2: caixa nova mandando muito
Uma caixa recém-criada que manda 200 e-mails no primeiro dia se parece exatamente com quem manda spam. Os provedores olham o histórico: quanto a caixa mandava antes, quantos responderam, quantos marcaram como spam.
O que fazer: aquecer. Começar com poucos e-mails por dia e subir aos poucos, durante umas três semanas, antes de prospectar de verdade. Veja aquecimento de domínio e caixa.
Motivo 3: volume alto por caixa
Mesmo aquecida, uma caixa que manda centenas de e-mails frios por dia chama atenção. Uma faixa segura é até 30 por caixa por dia. Se precisa de mais, use mais caixas — não mais e-mails por caixa.
Motivo 4: muita gente marcando como spam
Esse é o sinal que mais pesa. Se as pessoas que recebem o seu e-mail clicam em "denunciar spam", os provedores aprendem que seus e-mails não são bem-vindos — e passam a mandar todos para o spam, inclusive para quem queria receber.
O que causa: lista errada (empresas que não têm nada a ver com o que você vende), mensagens insistentes demais e falta de um jeito fácil de sair.
O que fazer:
- lista mais certeira — só o ramo e o tamanho que fazem sentido;
- no máximo três contatos por empresa;
- uma linha clara no fim: "Se não quiser receber mais, responda SAIR". Quem tem saída fácil não precisa denunciar.
Motivo 5: o texto tem cara de propaganda
Os filtros também leem o e-mail. O que mais atrapalha:
- Imagens grandes e e-mail todo montado em HTML colorido.
- Anexos no primeiro contato (PDF de apresentação, catálogo).
- Links encurtados (bit.ly e parecidos) e muitos links.
- Palavras de promoção em excesso: "GRÁTIS!!!", "OFERTA IMPERDÍVEL", "100% garantido".
- TUDO EM MAIÚSCULAS e muitos pontos de exclamação.
O e-mail de prospecção que chega é o que parece escrito por uma pessoa para outra: texto simples, curto, sem anexo, com no máximo um link (ou nenhum).
Motivo 6: o domínio já está queimado
Se você (ou alguém antes de você) mandou muito e-mail em massa do mesmo domínio, ele pode ter ganhado má reputação. Às vezes até entrou em listas de bloqueio.
O que fazer: use um domínio separado para prospectar, parecido com o seu. Assim, se ele ganhar má fama, o e-mail principal da empresa — por onde chegam pedidos e notas fiscais — continua funcionando. Veja domínio separado para prospectar.
Motivo 7: o endereço de destino não existe
Mandar para muitos e-mails que não existem (que "voltam") também derruba a reputação. Acontece muito com listas velhas ou compradas.
O que fazer: conferir antes de mandar se o domínio do e-mail recebe e-mail, e tirar da lista na hora qualquer endereço que voltou.
Um roteiro de conserto
- Confira SPF, DKIM e DMARC — arrume o que faltar.
- Pare de mandar do e-mail principal; use um domínio separado.
- Aqueça as caixas novas por três semanas.
- Limite a 30 por caixa por dia.
- Simplifique o texto: sem anexo, sem imagem, sem link encurtado.
- Ponha a saída fácil em todo e-mail.
- Tire da lista quem voltou e quem pediu para sair.
Perguntas frequentes
Como saber se o meu e-mail está caindo no spam?
Mande para caixas de teste suas em Gmail e Outlook e veja onde chega. Poucas respostas de repente e muitos e-mails voltando também são sinais.
Por que e-mail de domínio novo cai no spam?
Porque os provedores ainda não conhecem o domínio. Ele precisa estar autenticado (SPF, DKIM e DMARC) e começar mandando pouco, subindo aos poucos.
Quantos e-mails de prospecção mandar por caixa por dia?
Poucos: algumas dezenas por caixa por dia, depois de aquecida. Para mandar mais, use mais caixas, não mais volume na mesma caixa.
Onde o Captaqui entra
No Captaqui, os envios saem de caixas e domínios separados do seu e-mail principal, autenticados e aquecidos por cerca de três semanas antes da primeira mensagem, com no máximo 30 envios por caixa por dia. O texto é simples e curto, sem anexo, com a saída em todos — e o Captaqui confere se o domínio do destinatário recebe e-mail antes de mandar, para não queimar a caixa com endereço que volta.